Daudzi no mums ir saskārušies ar situāciju, kad astoņu stundu darba dienā neizdodas paveikt pat pusi no plānotā. Tad daļa turpina strādāt pēc darba laika, vēl daļa – brīvdienās, nespējot veltīt pietiekami daudz laika atpūtai un veicinot izdegšanu. Paveikt plānoto astoņās stundās bieži vien neizdodas, jo mūsu ikdienā ir dažādi laika zagļi un kļūdas plānošanā. Ja ļaujam vaļu laika zagļiem, astoņu stundu darba diena kļūst par mītu. Patiesībā produktīvam darbam ar augstu koncentrēšanos varam veltīt vien divas stundas dienā.
Mūsu produktivitāti un spēju koncentrēties lielā mērā ietekmē motivācija. Viena no izplatītākajām kļūdām, ko pieļaujam, ir darba uztveršana par kaut ko pie mūsu dzīves nepiederošu, proti, mēs domājam – pavadīšu piecas dienas darbā un brīvdienās dzīvošu, pavadīšu astoņas stundas darbā un vakarā dzīvošu, bet darbs ir daļa no mūsu dzīves. Protams, neviens nav atcēlis profesionālās un privātās dzīves balansu, tomēr jāņem vērā, ka darbs mums ne tikai nodrošina ienākumus, bet arī palīdz pilnveidoties un attīstīties. Bez darba ir ļoti viegli degradēties. Saprotot darba nozīmi un vērtību, lielā mērā mainīsies arī motivācija un noskaņojums.
Neuzņemties liekus pienākumus darbā un mājās
Ja ikdienā darbu slogs šķiet par smagu, vērts izvērtēt, vai visi darbi, kas ir veicamo lietu sarakstā, patiešām ir mūsu darbi – vai tie ir darbi, kurus varam paveikt tikai mēs paši, varbūt tie ir deleģējami varbūt tos var automatizēt? Tāpat vērts izvērtēt, vai daļa no darbiem patiesībā nav “pērtiķi uz jūsu pleciem” jeb kolēģu darba uzdevumi, ko viņi apzināti vai neapzināti uzlikuši mums. Nereti, vēlēdamies būt labi kolēģi un izpalīdzēt kopējā mērķa labā, uzņemamies arī citu cilvēku pienākumus, tomēr ir jāsaprot, ka šādi mēs nodarām kaitējumu gan sev, gan attiecīgajam kolēģim. Sevi mēs tuvinām pārslodzei, bet kolēģim liedzam kompetenču pilnveidi, ko viņš iegūtu, ja tomēr atrisinātu problemātisko jautājumu paša spēkiem. Līdzīgas kļūdas mēdzam pieļaut arī privātajā dzīvē, uzņemoties atrisināt lietas, piemēram, savu bērnu vai vecāku vietā, kuras viņi vienlīdz veiksmīgi varētu izdarīt paši.
Koncentrēties patiesi svarīgajam
Atgriežoties pie profesionālās vides, jāatzīmē, ka ir daudz mazu ikdienas paradumu, kas var palīdzēt astoņās stundās paveikt maksimāli daudz, būt produktīviem un koncentrēties patiesi svarīgajam. Viena no lietām ir digitālās prasmes un automatizācija – pat, ja ikdienā strādājam ar vienkāršām datorprogrammām un šķietami tās labi pārvaldām, var atklāties, ka ir daudzi veidi, kā ierastās lietas paveikt ātrāk un desmit klikšķu vietā iztiekot ar diviem. It kā sīkums, bet, ja, raugāmies dienas, nedēļas vai mēneša griezumā, varam ietaupīt daudz laika. Arī pilnveidojot lasītprasmes, attīstot ātrlasīšanu, un rakstītprasmes, apgūstot ātrrakstīšanu ar datoru, ilgtermiņā varam ietaupīt daudz laika, piemēram, lasot un atbildot uz neskaitāmiem e-pastiem, strādājot ar dokumentiem u.c.
Cīņa ar laika zagļiem
Vēl viena no lietām, bez kuras nav iedomājama produktīva ikdiena, ir laika plānošana. Ja neplānosim savu dienu, to izdarīs kāds cits: mūsu vietā izplānojot dienu, nedēļu, mēnesi un nemanot pat visu dzīvi. Plānošana būtu jāsāk ar uzdevumu sarakstu. Nākamais solis – izvirzīt prioritātes: kas ir patiešām svarīgs un kādi uzdevumi ir deleģējami. Es izmantoju Eizenhauera matricu, ar kuras palīdzību ātri klasificēju visus uzdevumus. Visus uzdevumus, kas ietilpst kategorijā “nav svarīgs un nav steidzams”, izsvītroju uzreiz. Lietas, ko var deleģēt, cenšos pēc iespējas ātrāk sadalīt padotajiem. Ikdienā darbiem, kas prasa augstu koncentrēšanos, plānoju tikai 20% savas dienas, paturot prātā, ka pārējā laikā būs nepieciešams kontrolēt uzdevumu izpildi, atbildēt uz e-pastiem, komunicēt ar kolēģiem un risināt citus operatīvus jautājumus, kā arī cīnīties ar “laika zagļiem”.
Līdz divām stundām dienā, meklējot dokumentus
Lai taupītu laiku un koncentrēties uz konkrēto uzdevumu, iesaku aizvērt e-pastu, atslēgt skaņu mobilajam tālrunim vai atslēgt paziņojumus aplikācijām. Pēc stundas var pārbaudīt tālruni un e-pastu. E-pastu cenšos pārbaudīt no rīta un pēcpusdienā. Laika ekonomijai varu ieteikt arī rūpīgi pieiet savai darba vietas organizācijai un dokumentu uzglabāšanas paradumiem (gan papīra formā, gan digitāli). Ja darba vietā nav kārtības, piemēram, darba galds ir pilns ar papīriem, mapēm un citiem priekšmetiem, zūd arī koncentrēšanas spējas. Nepareiza pieeja dokumentu uzglabāšanai, piemēram, nav vienotas sistēmas failu nosaukumiem un vietnes ar stingriem failu ievietošanas noteikumiem noved pie liela laika patēriņa, meklējot dokumentus datorā vai plauktā. Laika plānošanas eksperti uzsver, ka darbinieki vidēji tērē 1-2 stundas dienā dokumentu meklēšanai vai dublēšanai.
Virsstundas tuvina izdegšanu
Lai būtu produktīvs, nepieciešams plānot ne tikai darbu, bet arī atpūtu, pēc iespējas izvairoties strādāt pēc darba laika. Protams, tas neattiecas uz elastīgā darba laika gadījumiem, bet, ja darba laiks ir no plkst. 9 līdz 17, virsstundu strādāšana noteikti tuvina izdegšanu. Nogurumam pievienojas arī vainas apziņa, par to, ka atņemam laiku ģimenei. Mēs esam dzīvas būtnes un fizioloģija pieprasa atpūtu. Ja neveltīsim laiku atpūtai, organisms kādā brīdī par to atgādinās, bet jau smagākā formā. Lai saglabātu koncentrēšanās spējas, ieteiktu ik dienas vismaz 15 vai 20 minūtes pavadīt pilnīgā klusumā, bez tālruņa un sociāliem tīkliem, bez televizora, ar aizvērtām acīm, lai ļautu prātam atpūsties un stresa līmenim samazināties. Varētu šķist, ka 15 minūtes nav daudz, bet pēc šādas pauzes varēsim izdarīt daudz vairāk, nekā bez tās.
Izvērtēt, kur iesaistīties un kur – nē?
Nereti ir dzirdēts teiciens – jo vairāk dari, jo vairāk izdari, un tā patiešām arī ir, taču es aicinātu rūpīgi izvērtēt, vai visi darbi, ko mums lūdz izdarīt, vai visi projekti, kur tiekam aicināti iesaistīties, ir mums nepieciešami? Lai būtu maksimāli produktīvi un veiksmīgi, jācenšas darīt to, kas mums ir svarīgs un patīk – gan darbā, gan ārpus darba. Ikdienā ir vērts sev uzdot jautājumu – kas man sagādā prieku, kāds cilvēks es vēlos būt? Vai tāds, kurš brīvajā laikā tik guļ dīvānā un iet uz darbu ar sakostiem zobiem, vai tāds, kurš ir motivēts darbā un jēgpilni pavada atpūtas brīžus? Izvēle ir mūsu pašu ziņā.
Autore ir Ekonomikas un kultūras augstskolas rektore Dr.oec., asociētā profesore
Pagaidām nav neviena komentāra