Biroja transformācija

Kādas pārmaiņas pandēmija ieviesusi biroju telpās — darbiniekiem aizvien biežāk izvēloties strādāt no mājām, jāmainās ne tikai biroja platībai, bet arī tā funkcijām

Sākoties pandēmijai, uzņēmumi bija spiesti strauji pielāgoties situācijai un nodrošināt saviem darbiniekiem iespēju strādāt no mājām. Taču tas, kas sākumā bija sabiedrības veselības diktēta nepieciešamība, šobrīd daudziem kļuvusi par apzinātu izvēli. Cilvēki vairs nevēlas visu darba laiku pavadīt birojos, labprātāk izvēloties jaukto darba režīmu un dalot laiku starp mājas biroju un uzņēmuma telpām. 

Gada sākumā 31 valstī veiktajā Microsoft Work Trend Index 2021 aptaujā noskaidrots, ka vairāk nekā 70% nodarbināto vēlas saglabāt elastīgu darba režīmu un 66% uzņēmumu vadītāju atbalsta šādu iespēju, tāpēc jau pārkārto vai vēl plāno pārveidot gan biroju, gan darba stilu jaunajām tendencēm. 

Lielas izmaiņas cenu ziņā biroju telpas gan tāpēc nav skārušas, skaidro nekustamo īpašumu kompānijas Ober Haus komercplatību nodaļas vadītāja Diāna Frīdenberga. Taču jau tagad redzams, ka nākotnē lielākus panākumus gūs tie, kas spēs pārorientēties un piedāvāt mazākas platības A un B klases birojus. Iepriekš minimālā biroja platība bija 250 kvadrātmetru, tagad audzis pieprasījums pēc mazākiem birojiem, sākot no 150 kvadrātmetru platības. 

Uzņēmumi biežāk izvēlas citu darba stilu, tā dēvēto hibrīddarbu, līdz ar to vairs nav nepieciešams tik daudz darba vietu kā iepriekš, jo pie viena darba galda dažādos laikos var strādāt vairāki darbinieki, skaidro Diāna Frīdenberga. Redzams arī, ka pieprasījums aug tieši pēc augstākas — A, B — klases biroju telpām. Uzņēmēji izvēlas telpas, kur jau ierīkota ventilācija, veikts remonts un darbiniekiem pieejamas dažādas zonas, kas paredzētas gan privātām sarunām, gan komandas sapulcēm un atpūtai. 

Taču hibrīddarbs nozīmē arī to, ka, pareizi plānojot darbu, nepieciešamas mazāka izmēra biroja telpas. Ko iesākt ar brīvajām platībām?

Sēdi, kur gribi

«Veidosim uz aktivitātēm balstītu biroju, kas nozīmēs free sitting jeb brīvo sēdēšanu,» atklāj Viktorija Puzo, apdrošināšanas sabiedrības Balta Personāla departamenta direktore. Uzņēmuma birojs jaunā darba stila dēļ tiks pārdizainēts. Proti, konkrētām struktūrām vairs nebūs konkrētas telpas un darba vietas, bet drīzāk zonējumi, kur būs aktīvā darba zona un atsevišķas telpas, kur varēs notikt komandu darbs. Darbinieku savstarpējā sastrādāšanās uzņēmumam šķiet visbūtiskākā. «Mums aktīvi notiek starpdepartamentu darbs dažādu procesu uzlabošanā, klientu pieredzes veidošanā, un ļoti svarīgi konkrētā dienā satikties komandai no sešiem vai septiņiem departamentiem.»

Vai jaunais darba stils ļaus samazināt biroja telpu platību? Par to Balta Personāla departamenta direktore šaubās. Galvenokārt tāpēc, ka ir cilvēki, kas klātienē vēlas strādāt arī piecas dienas nedēļā. «Ja zinām, ka no simt cilvēkiem uz vietas būs tikai 17%, varētu šķist — biroja telpas nepieciešams samazināt. Bet, ja vēlamies nodrošināt tā dēvētās klusās zonas, aktīvā darba zonas, komandu darba zonas, kvadratūra tik dramatiski nesamazinās. Taču vēl gribam papētīt, kā darbosies jaunais modelis, un tad, ja nepieciešams, lemt par telpu samazinājumu,» uzsver Puzo. Jo nākotnē, iespējams, būs vajadzīgs vairāk tikšanās telpu vietu, nekā šobrīd plānots.

Balta ar vairākiem simtiem darbinieku attālinātajam darbam piemērojusies tieši pandēmijas laikā, 2020. gada pavasarī. Divu nedēļu laikā, pārkārtojot visas sistēmas, uzņēmums kļuva spējīgs pilnībā visas funkcijas veikt attālināti, stāsta Viktorija Puzo. Iepriekš iespēja strādāt attālināti darbiniekiem tika dota tikai reizi nedēļā, pašiem izvēloties piemērotāko dienu. 

Saprotot, ka nepieciešamas sistemātiskākas pārmaiņas, uzņēmums divas reizes — pagājušā gada un šā gada vasarā — veica darbinieku aptauju, lai noskaidrotu viņu viedokli par jaukto darba režīmu. «Pirmajā aptaujas reizē darbinieki balstījās uz savu pieredzi, kas bija ilgusi tikai trīs četrus mēnešus, strādājot attālināti. Savukārt šovasar cilvēki jau daudz objektīvāk varēja pateikt, vai vēlēsies strādāt attālināti un kādā formā.» 

2021. gada aptauja parādīja, ka 77% darbinieku vēlētos strādāt birojā 1—3 dienas nedēļā. Vēl pirms gada tādu bija tikai 53%. Interesanta izmaiņa notikusi attiecībā uz to, cik cilvēku izvēlētos strādāt tikai vienu dienu nedēļā no biroja, un tiem, kas vēlas no biroja strādāt visas piecas dienas nedēļā. 2020. gadā kā piemērotāko izvēli strādāt piecas dienas nedēļā no biroja minēja 33% darbinieku, savukārt šogad vairs tikai 14%. Turpretim kā piemērotāko izvēli strādāt no biroja tikai vienu dienu nedēļā 2020. gadā minēja tikai 3% respondentu, bet šogad to par sev piemērotāko norādījuši 37%. Viens no secinājumiem — ar attālināto darbu nav apmierināti tieši tie darbinieki, kas apkalpo klientus, jo šajā gadījumā klātienes darbs, viņuprāt, ir daudz piemērotāks.

Kā, balstoties uz aptaujas datiem, uzņēmums darbu organizēs turpmāk? «Mēs plānojam strādāt hibrīdmodelī, un atkarībā no struktūras specifikas komandas varētu tikties 1—3 dienas nedēļā klātienē, lai notiktu produktīvas diskusijas, pieredzes pārņemšana, tajā skaitā neformālā komunikācija.» Viktorija Puzo uzsver, ka tieši tās pietrūkst visvairāk. «Tas viss šobrīd notiek attālināti — gan neformālā kafijas dzeršana, gan attālinātā komandas saliedēšana, tomēr kontakts aci pret aci ir ārkārtīgi svarīgs.»

Klusā istaba

Mobilo sakaru operatora Tele2 vadība jau paziņojusi, ka arī pēc pandēmijas biroja darbinieki 100 dienas gadā varēs strādāt attālinātā režīmā. Tas nozīmē divas dienas nedēļā jeb 40 procentus no kopējā darba laika. Šāds lēmums pieņemts, analizējot darba efektivitātes rādītājus un apkopojot strādājošo viedokļus par darba organizāciju pēc pandēmijas beigām. 

«Tā kā biroja darbinieki jau kopš 2020. gada marta vidus strādā attālināti un arī pēc pandēmijas plānots elastīgs darba režīms birojā, mēs esam samazinājuši sava biroja platību, jo tik plašas telpas vairs nebūs vajadzīgas,» stāsta uzņēmuma sabiedrisko attiecību vadītājs Oskars Fīrmanis. 

Uzņēmums atteicies no tām telpām, kas vēl nebija pielāgotas tā labsajūtas jeb well-being biroja konceptam, ko ieviesa 2019. gada pavasarī. Koncepts paredz iespējas birojā brīvi mainīt darba vietu atbilstoši dienas plānam, jo ir izveidotas gan telpas sapulcēm, gan projektu dalībnieku grupām un individuālajam darbam. 

Pirms biroja rekonstrukcijas sākšanas aptaujā tika noskaidrots, ka aptuveni 70% no darbiniekiem birojā vēlas klusās zonas, kurās būtu iespējams labāk koncentrēties darbam, jo apkārt nenotiek kolēģu savstarpējās diskusijas un telefona sarunas. Rekonstruētajā birojā šāda iespēja ir nodrošināta, jo darbinieki var rezervēt sev vietu individuālajos kabinetos, kā arī strādāt tā dēvētajā klusajā istabā. Sarunām pa telefonu izveidotas speciālas telefona būdiņas, kurām izveidota skaņas izolācija. Vienlaikus uzņēmums joprojām turpina attīstīt savu labsajūtas biroju. Lai brīdī, kad darbinieki pilnvērtīgi varēs atgriezties birojā, visi varētu strādāt ērtā un motivējošā vidē.

Arī reklāmas aģentūrā Grizzly Riga, sākoties pandēmijai, samazināta gan biroja platība, gan darba galdu skaits, stāsta aģentūras vadītāja Sanita Kacuba. «Tā kā nebija vairs vajadzības visiem vienlaikus atrasties birojā un arī turpmāk pie tā vairs neatgriezīsimies, lielākas telpas arī vairs neplānojam,» viņa paskaidro. Izīrētājs uz šādu uzņēmuma lēmumu bijis atsaucīgs, izdevies vienoties arī par labiekārtošanas darbiem atlikušajās telpās. «Telpas samazinājām, atsakoties no papildu mazākas telpas ar atsevišķu plānojumu.»

Tomēr darbiniekiem pie jaunās kārtības sākumā bija jāpierod. «Katram vairs nav sava individuālā galda, kas sākotnēji radīja nelielu diskomfortu, bet tagad jau ir izveidojušies jauni ieradumi. Kolēģi, kas uz biroju nāk biežāk, vienmēr sēž konkrētās vietās, citi ieņem vietu, kas tobrīd ir brīva. Vietas pietiek visiem, jo regulāri uz biroju nāk mazāk par pusi,» stāsta reklāmas aģentūras vadītāja.

Lekciju vietā videostudija

Sociālais uzņēmums Mammām un tētiem, kurā ir 12 darbinieku, uz hibrīddarbu bija pārgājis jau pirms pandēmijas. Daļa darbinieku no mājām pilnībā vai daļēji attālināti strādāja jau no uzņēmuma pirmsākumiem. Galvenokārt tāpēc, ka lielākā daļa uzņēmuma darbinieku ir vecāki, daļa no viņiem bērnus audzina vieni, turklāt dzīvo dažādās Latvijas vietās. Pretēji stereotipam, ka mazu bērnu vecāki bieži kavē darbu atvašu slimības dēļ un tāpēc nav uzticami darbinieki, Inga Akmentiņa-Smildziņa uzskata, ka tieši vecāki ir lojālākie un uzcītīgākie darbinieki. «Vislabāk veicas tiem uzņēmumiem, kas ir ģimenei draudzīgi un savā ziņā pakārtojas vecāku vajadzībām,» uzsver uzņēmuma vadītāja. Kad sākās pandēmija, neviens neapmeklēja biroju, taču darbs netika bremzēts. 

Tomēr arī Ingas Akmentiņas-Smildziņas vadītajā uzņēmumā domāts par biroja telpu maiņu vai platības samazināšanu. Iepriekš biroja telpās notika regulāras klātienes lekcijas vecākiem, vingrošanas nodarbības, nometnes bērniem un telpas tika intensīvi izmantotas. Taču, stājoties spēkā būtiskiem epidemioloģiskās drošības noteikumiem, tām pielietojuma vairs nebija. 

Tomēr galu galā tika izlemts no telpām neatteikties, bet rast jaunu veidu, kā tās izmantot. «Pirmkārt, telpas nepieciešamas atsevišķām klātienes tikšanās reizēm, kas uzšķiļ radošo dzirksti. Bet tas būtu ļoti dārgi — telpas uzturēt tikai šīs vajadzības dēļ. Tāpēc izlēmām tās izmantot kā filmēšanas studiju attālinātajām vecāku nodarbībām, līdz ar to atsakoties no papildu izmaksām, kas līdz tam tika tērētas šīm vajadzībām. Septembrī atsākām tiešraides diskusijas un sarunas, un attiecīgi šim nolūkam mums vairs nav jāīrē filmēšanas vieta, un tiks ietaupīti līdzekļi,» stāsta uzņēmuma vadītāja.

Laikam pa priekšu

Veiksmīga pieredze, gan ne pandēmijas dēļ, ar biroja telpu platības samazināšanu ir uzņēmumam Tieto Evry Latvia. Uzņēmuma Baltijas valstu biroja vadītāja Inese Plāte skaidro — tā kā salīdzinoši nesen notikusi uzņēmumu Tieto un Evry apvienošana, restrukturēti arī to biroji, kas tagad atrodas vienuviet — Rīgā. «Apvienošanu pabeidzām pavasarī, tika samazināts telpu apjoms, un šobrīd biroji atrodas vienā vietā, sasniedzot vienu no uzņēmuma globālās stratēģijas mērķiem — «viena pilsēta, viens birojs».» Gandrīz 95% no uzņēmuma telpām Rīgā pārvērstas par aktivitātēs balstītu biroju ar nepiesaistītām darba vietām un dažādām zonām. 

Birojā ir ieviesti smart office (gudrais birojs — no angļu val.) risinājumi ar sensoriem, kuri atspoguļo noslodzi visiem pieejamā lietotnē Empathic building, stāsta Inese Plāte. Līdzekļus, kas tika ietaupīti saistībā ar ikdienas tējas, kafijas un augļu patēriņu birojā, uzņēmums izlietoja, organizējot dažādas lekcijas darbiniekiem, dāvinot sejas maskas un citas veltes. Bet darbiniekiem mājas birojam uzņēmums bez maksas piedāvāja vairāk nekā 1000 biroja mēbeļu vienību — galdus, augstumā regulējamos galdus, biroja krēslus un citas mēbeles, kas kļuva liekas, apvienojot abus birojus un veicot biroja transformēšanu.

«Pandēmijas dēļ īpašas izmaiņas biroju telpu izvēlē neesam novērojuši, taču nevaram būt objektīvi, jo mūsu piedāvātie biroji jau pirms pieciem gadiem, ejot laikam pa priekšu, tika izveidoti kā hibrīddarbam piemērotas darba vietas ar dažādu veidu zonām — tikšanās, atpūtas, privātajām, klusajām,» stāsta Jaunās Teikas biznesa ēkas Teikums valdes locekle Līga Ansone. Taču ir novērots, ka atsevišķas komandas joprojām saglabājušas darba laiku no pulksten 9 līdz 17, bet ir arī daudz tādu komandu, kuru darba laiks ir daudz elastīgāks — birojā tie ierodas tad, kad ir nepieciešamība, un tas var būt tiklab dienas vidus kā vēls vakars. 

Jāvērtē plānojums

Bet ko īsti darbiniekam nozīmē darbs no mājām? Vai tas nozīmē atsevišķas telpas pārveidošanu par biroju (it īpaši, ja dažkārt savā mājas birojā jātiekas ar klientiem)? Viktorija Belerte, Rīgas pilsētas pašvaldības Arhitektūras pārvaldes vadītāja, stāsta, ka, pēc Ministru kabineta noteikumiem par būvju klasifikāciju, telpas iedalāmas dzīvojamās un nedzīvojamās. Un ir pilnīgi skaidrs, ka dzīvojamās telpās iekārtot darba kabinetu nav nekāds pārkāpums — departaments to nekontrolēs un neliks mainīt būvju klasifikācijas veidu. 

Citi savukārt kā alternatīvu mājas birojam izvēlas kopstrādes telpas, kurās iespējams gan pavadīt dažas netraucēta darba stundas, gan sarīkot tikšanos ar klientu, ja nepieciešams. Kopš pandēmijas sākuma biroja apmeklētāju skaits ir krietni pieaudzis, atzīst kopstrādes biroju Regus administratore Karīna Sandere. «Pandēmijas sākumā šķita, ka tas tā nebūs, jo cilvēki izvēlējās darbu mājās. Taču vēlāk, sapratuši, ko tas patiesībā nozīmē — bērnu audzināšanas, ēst gatavošanas un dažādu traucēkļu apvienojumu —, izvēlējās darbu kopstrādes birojā.» Turklāt audzis esot ne tikai to cilvēku skaits, kas biroju īrē reizi pa reizei, bet arī pastāvīgo lietotāju skaits. «Tiesa, vairums mūsu klientu biroju īrē uz dažām stundām, lai koncentrētos atsevišķu darbu veikšanai, un cenšas tos izdarīt iespējami ātri.»

Mediju atbalsta fonda ieguldījums no Latvijas valsts budžeta līdzekļiem. #SIF_MAF2021