Ilustratīvs attēls
Medijos ik pa laikam varam lasīt par dažādiem iepirkumiem. Bieži vien par tādiem, kuros ir radušās kādas problēmas – kavējas termiņi vai ir konflikti ar piegādātājiem. Publiskie iepirkumi katru dienu tiek izsludināti dažādās nozarēs, arī komunikācijā un sabiedriskajās attiecībās. Vai pastāv veidi, kā uzlabot šo apjomīgo sistēmu, lai pasūtītāji sasniegtu cerētos mērķus, bet pakalpojumu sniedzēji varētu nodrošināt pēc iespējas augstāku kvalitāti?
Termiņi abām iesaistītajām pusēm
Ikvienam, kurš vēlas piedalīties publiskajā iepirkumā, lai īstenotu kādu kampaņu, pasākumu vai jebkādu citu projektu, bieži vien jāapbruņojas ar pacietību. Ja piedāvājuma sagatavošanai vidēji dotas divas nedēļas, tad līdz līguma noslēgšanai vai vismaz rezultātu izziņošanai var nākties gaidīt pat mēnešiem. Manā pieredzē ir bijuši gadījumi, kad pēc piedāvājuma iesniegšanas jāgaida gandrīz divi mēneši, lai…uzzinātu, ka iepirkums izbeigts bez rezultātiem un tiks izsludināts no jauna. Turklāt ilgais izskatīšanas process ne vienmēr nozīmē, ka tiks pagarināts arī izpildes laiks. Tas nozīmē, ka pēc tam aktivitātes jāīsteno steigā, riskējot ar pakalpojuma kvalitāti, līdz ar to zaudē abas puses – gan pasūtītājs, gan pakalpojuma saņēmējs.
Lai izvairītos no šādām situācijām, pirmais, ko var darīt, ir uzsākt iepirkumu procesu laikus. Jau tagad ir valsts iestādes, kas gada sākumā izsludina iepirkumus par aktivitātēm, kas plānotas gada otrajā pusē. Tas atvieglo visus paredzētā darba posmus – pasūtītājam ir gana daudz laika izvērtēt visus iesniegtos piedāvājumus un izvēlēties atbilstošāko, savukārt pakalpojuma sniedzējs uzreiz var plānot projektam paredzētos resursus un sagatavot pārdomātu laika plānu.
Tehnisko specifikāciju pilnveide
Kaut gan lielākoties iepirkumu specifikācijas ir gana detalizētas un saprotamas, joprojām ik pa laikam gadās uzdurties neierastiem gadījumiem. Piemēram, nesen lasīju iepirkumu, kurā tika pieprasīts nodrošināt apmaksātu sadarbību ar mediju, kas šādu pakalpojumu nemaz nepiedāvā. Pakalpojumu sniedzējiem, redzot šādu prasību, ir divas iespējas - vai nu nepiedalīties, vai uzņemties saistības, jau zinot, ka tās nav izpildāmas, un cerēt, ka, slēdzot līgumu, būs iespējams vienoties par izmaiņām. Tātad - vai nu pasūtītājs saņem ļoti maz piedāvājumu, vai arī riskē ar saņemtā pakalpojuma kvalitāti un sarežģījumiem projekta norises laikā.
Turklāt neprecīzai vai nepilnīgai tehniskajai specifikācijai ir arī citi riski. Piemēram, ja kvalifikācijas pierādīšanai tiek prasīts kas ļoti specifisks, var rasties aizdomas, ka tas darīts ar nolūku, un publiskajam iepirkumam patiesībā uzvarētājs jau sen zināms. Pat, ja tā nav, citi pakalpojuma sniedzēji tik un tā var apstrīdēt iepirkuma procesu, tādējādi paildzinot laiku, kas pasūtītājam būs nepieciešams, lai nonāktu līdz pakalpojuma saņemšanai.
Lai izvairītos no šīm problēmām, ieteicams regulāri papildināt savas zināšanas par tehniskās specifikācijas sagatavošanu. Kā pasūtītājiem, tā piegādātājiem pieejamas dažādas apmācības par to. Turklāt iespējams konsultēties arī ar nozares asociācijām. Tāpat pirms iepirkuma izsludināšanas skaidri jānodefinē mērķi – ko tieši ar konkrēto projektu vēlamies sasniegt? Tā vietā, lai specifikācijā norādītu jau konkrētus rīkus, ko izmantot, labāk koncentrēties uz vēlamo rezultātu.
Finansējuma un prasību izvērtēšana
Pirms nedēļas lasīju kāda iepirkuma tehnisko specifikāciju gadu ilgai kampaņai. Lasot pārņēma viegls deja vu – sapratu, ka esmu šo lasījusi jau pirms gada. Ātri salīdzinot abas specifikācijas, secinājums šāds – aktivitāšu un prasību saraksts garš un gandrīz identisks un, jā, arī budžets gandrīz vai tāds pats. Nevar noliegt, ka izmaksu jautājums mums visiem ir aktuāls. Inflācija augsta, cenas kāpj, visi, tai skaitā uzņēmumi meklē, kā ietaupīt. Taču tajā pašā laikā arī pakalpojumu cenas ir augušas. Plānojot sabiedrisko attiecību aktivitātes, ar to jārēķinās. Tāpēc ieteicams paskatīties uz iepriekš realizētām aktivitātēm, izvērtēt to rezultātu un izlemt, vai tiešām nepieciešams rīkot tās vēlreiz. Iespējams, budžets jāvelta mazākam aktivitāšu skaitam vai jāpārdala kam citam, tādējādi iegūstot kvalitatīvākus rezultātus.
Jāatzīst, ka šeit pie vainas ir arī pakalpojumu sniedzēji. Ir bijuši vairāki gadījumi, kad šķiet – šīs prasības par konkrēto summu nevar izpildīt. Ar peļņu noteikti ne. Taču tik un tā atrodas vismaz viens vai divi pakalpojumu sniedzēji, kas tik un tā ir gatavi strādāt. Tādos gadījumos vienmēr rodas jautājums – uz kā rēķina tiek ietaupīta nauda? Vai tiek samazināta pašas aģentūras peļņa, ietaupīts uz sadarbības partneriem, vai samazināta darba kvalitāte? Lai kāda ir atbilde, skaidrs ir viens – bieži vien mēs paši, pakalpojumu sniedzēji, samazinām jeb dempingojam tirgus cenas, lai tikai iegūtu tiesības īstenot aktivitātes, un pēc tam meklējam veidus, kā ietaupīt.
Sadarbība ar nozares ekspertiem
Ne katrs, kurš izsludina iepirkumu, spēj būt eksperts konkrētajā nozarē. Tieši tāpēc jau tiek sludināts iepirkums – lai nolīgtu speciālistu, kas var veikt nepieciešamo uzdevumu. Taču tajā pašā laikā iepirkumu procedūrai noteikti jābūt kvalitatīvai, lai gala rezultāts ir labs un izmaksām atbilstošs. Šeit var palīdzēt sadarbība ar nozares asociācijām, jo veiksmīgā sadarbībā un līguma izpildē ieinteresēti ir ne tikai pasūtītāji, bet arī pakalpojumu sniedzēji. Pirms 12 gadiem sabiedrisko attiecību nozares profesionāļi sadarbībā ar Iepirkumu uzraudzības biroju un zvērinātu advokātu biroju Borenius sagatavoja un publicēja vadlīnijas publisko iepirkumu organizēšanai komunikācijas vadības un sabiedrisko attiecību pakalpojumos. Iespējams, ir pienācis laiks visiem atkal sēsties pie viena galda un meklēt risinājumus iepirkumu sistēmas uzlabošanai.
Autore ir Miltton Latvia projektu direktore
