Mīts par resursu utilizāciju

Ilustratīvs attēls no pixabay.com
Jānis Dirveiks, "Agile" praktiķis, komandu koučs
Print Friendly, PDF & Email

“Man šobrīd nav laika!” “Esmu ļoti aizņemts…” “Diez vai paspēšu to izdarīt laika trūkuma dēļ.” Tā mēs aizbildināmies itin bieži. Laika trūkums ir nomācošs. Mums nepietiek laika svarīgām lietām; aizņemtība darbā noved pie laika trūkuma arī privātajā dzīvē. Mēs cenšamies darīt vairākas lietas paralēli (angļu val. – multitasking), bet tā kā mūsu prāts nespēj kvalitatīvi fokusēties uz vairākām intelektuālām lietām vienlaikus, cieš darba kvalitāte. Pavisam drīz mēs attopamies pa pusei izdeguši un papildinām sagurušo “zombiju armiju” birojā.

Patiesībā mēs strādājam neefektīvi. Mēs neievērojam mūsu pašu prāta darbības principus. Tāpat arī mūsu daba un iemācītā darba kultūra palīdz strādāt neefektīvi. Piemēram, tā vietā, lai pateiktu “nē”, mēs uzņemamies arvien jaunus darbus, vēl nepabeiguši iesāktos. Gribam izdabāt visiem kolēģiem un klientiem vienlaicīgi, nevis pabeigt iesākto darbu vienam klientam un tikai pēc tam ķerties pie nākamā darba – nākamajam klientam, jo gribam sevi parādīt kā strādīgus un izpalīdzīgus… Tā mēs sākam arvien jaunus darbus, bet nepabeidzam iesāktos – visu laiku tikai fokusējamies uz sākšanu, bet vai spējam saglabāt tikpat augstu fokusu visu darbu pabeigšanai?

Visbūtiskākais traucēklis šajā vāveres ritenī ir tas, ka ikreiz, kad no viena darba pārslēdzamies uz pavisam citu, nepabeiguši pirmo, mūsu prātam jāpārslēdzas uz citu saturu un kontekstu (specifisku attiecīgajam darbam) – tas prasa laiku.

Multitaskings un pārslēgšanās no viena darba uz otru (angļu val. – context switching) ir veidi, kā padarīt cilvēkus aizņemtus, pārslogotus un nogurušus. No tā neizbēgami cieš darba kvalitāte un atsevišķu cilvēku, kā arī visas komandas produktivitāte. Lai tas nenotiktu, darbā jānodrošina fokuss uz vienu lietu; tam nepieciešamas skaidras, vadības noteiktas prioritātes, iespēja pateikt “nē” citiem darbiem un vadītāja uzticēšanās, ka darbinieks ķersies pie nākamā darba (prioritārā secībā), kad vien viņš/-a to spēs.

Tāpat kā mums ir teiciens “paēdis cilvēks – laimīgs cilvēks”, jāiegaumē, ka “atpūties cilvēks = enerģijas pilns cilvēks = produktīvs cilvēks”. Tāpēc svarīgi jebkurā darba plūsmā iebūvēt noteiktu brīvo laiku (Google to sauc par “slack time”). Brīvais laiks nozīmē, ka darbinieki var atvilkt elpu, paraudzīties uz izdarīto, apsvērt, ko darīt citādāk, uzkrāt spēkus un tādējādi būt sagatavotiem un fokusētiem nākamajam darbam. Brīvais laiks nozīmē arī to, ka ir laika rezerve neparedzētiem gadījumiem – tie neiedragās darbinieku personisko dzīvi. Vairāk brīvā laika matemātiski nozīmē mazāk laika darbam.

Tāpēc vēlreiz – ir svarīgi nodefinēt skaidras prioritātes, strādāt pēc tām un pateikt “nē” tiem darbiem, kas nav prioritāte Nr.1. Tikpat svarīgi ir aizliegt virsstundas, jo tās samazina darbinieku produktivitāti un prieku, bet palielina neapmierinātību un stresu.

Diemžēl organizācijas bieži fokusējas uz laika uzskaiti – plāno darbus stundās, rēķina stundu izmaksas utt., kaut gan ir skaidrs, ka vairāk stundu nenozīmē lielāku produktivitāti vai pievienoto vērtību klientam – gluži pretēji! Nobriedušākas organizācijas vairs neveic darba laika uzskaiti, bet mēra darba ātrumu. Diemžēl pavisam nedaudz organizāciju fokusējas uz vērtības pievienošanu saviem klientiem, klienta apmierinātību un mācīšanās kultūras ieviešanu savā organizācijā. Tādējādi saukļi “klients pirmajā vietā” paliek vien reklāmas un pārdošanas saukļi, ja neparūpējamies vispirms par saviem darbiniekiem, lai viņiem būtu nepieciešamie apstākļi, kuros pacelt klienta vēlmes un vajadzības pirmajā vietā.

Rezumējot: ja jums šķiet, ka jums vai jūsu darbiniekiem vienmēr pietrūkst laika par spīti tam, ka strādājat arvien vairāk – tas ir labs indikators, ka strādājat neefektīvi. Pārstājiet strādāt pie vairākām lietām vienlaicīgi, nosakiet skaidras darbu prioritātes, pēc kurām arī strādāsiet, iemācieties pateikt “nē” jauniem darbiem, kamēr nav pabeigti iesāktie (prioritārie), samaziniet nepieciešamību pārslēgties no viena darba pie otra un ieviesiet savā vai savas organizācijas darba plūsmā brīvo laiku. Bet, ja vēlaties savā organizācijā aizņemtu un pārgurušu “zombiju armiju”, kuri nepievieno vērtību klientam, toksisku neapmierinātību, kā arī pilnīgu prieka un degsmes trūkumu darbinieku sejās, tad droši varat turpināt uzskaitīt stundas un rūpēties par to, lai visi darbinieki ir aizņemti un “resursi ir 100% utilizēti”.

Pagaidām nav neviena komentāra

Lai pievienotu komentāru, vai ienāc ar:

Saņem svarīgākās ziņas katru darba dienas rītu