Kā Latvija kļuva par pirmrindnieci Eiropā būvniecības digitalizācijas jomā

Lai panāktu, ka Latvija kļūst par vienu no Eiropā modernākajām valstīm būvniecības procesu digitalizācijas jomā, bija vajadzīgi divi intensīvi gadi. Gandrīz no jauna bija jāizstrādā Būvniecības informācijas sistēma (BIS), jāpanāk visas būvniecības nozares iesaiste, jāiegūst vispusīgs viedoklis un norādes par sistēmas funkcionalitātes nepieciešamību, un jāveic vērienīgas būvniecības nozares speciālistu apmācības visā valstī. No 1. janvāra būvniecības ieceres turpmāk būs reģistrējamas tikai elektroniski, un lielākā daļa būvniecības nozares pārstāvju teic, ka ir gatavi BIS lietošanai.

Divi gadi vienotas platformas izveidei

Kad 2017. gadā Būvniecības valsts kontroles birojs (BVKB) kļuva par BIS pārzini, BIS lietošanas funkcionalitāte bija nepilnīga un lietotājiem sarežģīta. Taču mūsu mērķis bija attīstīt BIS tā, lai tā kļūtu par patiešām vienotu platformu, kas būtu ērti lietojama visai nozarei. Mēs vēlējāmies izstrādāt “virtuālu dokumentu plauktu”, ko lietotu visi būvniecības procesa dalībnieki.

Tāpēc sistēmas attīstīšanu sākām pēc projektu vadības Agile metodoloģijas, kas tobrīd visā valsts pārvaldē bija visai inovatīva pieeja. Atšķirībā no “ierastās” projektu vadības metodes Agile pieeja paredz sadalīt projektu daudzos mazākos posmus, kurā katrā tiek iesaistīts sistēmas lietotājs, noskaidrojot viņa viedokli. Tāpēc 1. kārtas izstrādē organizējām 127 darba grupas, un, lai apzinātu lietotāju vajadzības, aptaujājām 2805 dalībniekus no 88 dažādām nozares organizācijām. BIS attīstībā līdzdarbojās gan valsts iestādes un pašvaldības, gan būvniecības procesu uzraugošās institūcijas, tehnisko noteikumu izdevēji, būvniecības nozares nevalstiskās organizācijas, privātie komersanti un personas. Pēc lietotāju viedokļu iegūšanas pakāpeniski tika veikti sistēmas pilnveidošanas darbi, un jau atkal izstrādātais tika nodots testēšanā pašiem lietotājiem.

Jāatzīst, ka projekta administrēšanas ziņā Agile pieeja ir darbietilpīgāka, taču galarezultāts noteikti ir lietotājiem daudz ērtāks.

Sistēmas ērtums – galvenā prioritāte

Sistēmas lietošanas popularitāte un sekmes ir visvairāk atkarīgas no būvniecības procesā iesaistīto dalībnieku vēlmes saņemt e-pakalpojumus. Tāpēc, lai veicinātu un atvieglotu sistēmas izmantošanu, ir izveidota piekļuve un pielāgotas darba plūsmas visiem būvniecības procesā iesaistītajiem. Ir izveidota funkcionalitāte, lai īpašniekam, kurš iecerējis veikt kādus pārbūves vai būvniecības darbus savā īpašumā, taču kuram nav pieejama datortehnika vai ir nepietiekamas IT prasmes, būtu iespēja pilnvarot sev uzticamu personu vai sertificētu speciālistu veikt nepieciešamās darbības BIS. Tāpat arī ir apmācīti un gatavi sniegt konsultāciju par darba sākšanu BIS valsts un pašvaldību klientu apkalpošanas centru darbinieki.

Ir padomāts arī par to, lai dokumentu pieprasīšana, saskaņošana un precizēšana noritētu ātrāk, iespējams, pat vairākiem procesiem īstenojoties vienlaikus. Mums bija svarīgi, lai  dokumentu aprite būtu caurskatāma, viss pieejams vienuviet, un būtu skaidri dokumentu statusi – ierosinātājam, projektētājam, būvvaldei, tehnisko noteikumu izdevējiem, būvniekiem un citiem speciālistiem, kas iesaistīti konkrētas lietas virzībā.

Ir izstrādāts elektronisks būvdarbu žurnāls, un lielākie ieguvumi no tā saistāmi ar būvdarbu gaitas un uzraudzības caurskatāmību, datu pieejamību un strukturētību procesā iesaistītajiem speciālistiem, tajā skaitā arī būvniecības procesā iesaistītajām kontrolējošām institūcijām. Ir nodrošināts elektronisks būves pieņemšanas ekspluatācijā process, t.sk. no sistēmas ir iespējams pasūtīt kadastrālo uzmērīšanas lietu vai arī pieteikt jaunbūves reģistrāciju Zemesgrāmatā. Papildus tam, jau no šā gada oktobra būvspeciālisti sistēmā var sagatavot un reģistrēt tehniskās apsekošanas atzinumus. Visa informācija par būvniecības procesa gaitu ir pieejama BIS publiskajā portālā.

Starp citu, kā uzstādījumu būvniecības procesa dokumentu aprites digitalizēšanai izvirzījām arī nepieciešamību ietaupīt laiku dokumentu saskaņošanai, ja tā tiek veikta elektroniski. Tāpēc panācām, ka būvniecības ieceres saskaņojums elektroniski notiek ātrāk, nekā tas iespējams papīra formātā. Tā kā esam veikuši virkni būvniecības procesu optimizāciju, tas radījis nepieciešamību veikt izmaiņas normatīvajos aktos.

Gan izmaiņas normatīvajos aktos, gan darbs pie BIS pilnveides ir bijis sekmīgs. 2017. gadā BIS bija reģistrēti 47,8 tūkstoši būvniecības lietu,  bet 2019. gada beigās BIS pieejamo lietu skaits ir vairāk nekā 100 tūkstoši.

Tomēr BIS ērtums nav vienīgais izšķirošais faktors tā lietošanā, svarīgas ir arī lietotāju prasmes e-pakalpojumu izmantošanā, tāpēc BIS ieviešanās procesā pastiprinātu uzmanību pievērsām tieši sistēmas lietotāju izglītošanai un apmācībai. Šogad īstenojām vērienīgas mācības gan klātienes semināros Rīgā un reģionos, gan arī attālinātās mācības jeb vebinārus, kopumā apmācot vairāk nekā 10 000 personu. Papildus darbojas klientu atbalsta centrs, ir izstrādātas rokasgrāmatas un video pamācības pa soļiem, kā darboties sistēmā.

Ambiciozi plāni sistēmas 2. kārtas izstrādē

Novembra beigās tika parakstīta vienošanās starp Būvniecības valsts kontroles biroju un Centrālo finanšu un līguma aģentūru, kas paredz tālāku BIS attīstīšanu  procesu optimizācijas un automatizēšanas virzienā – tiks īstenots BIS attīstības 2. kārtas projekts.  Tā  mērķis ir kāpināt būvniecības procesa efektivitāti, nozares produktivitāti un veicināt informācijas un komunikācijas tehnoloģiju izmantošanu būvniecības procesa un būves dzīvescikla pārvaldībā. Turpmāko trīs gadu laikā birojs ir apņēmies gan papildināt un pilnveidot jau tagad www.bis.gov.lv pieejamos risinājumus, gan arī veidot jaunus. Plānots, ka tiks radīta jauna lēmumu skaņošanas un pieņemšanas funkcionalitāte, nodrošinātas iepriekš nebijušas iespējas elektroniskās darba laika uzskaites datu izmantošanai būvuzraudzībā, izstrādāta BIS mobilo iekārtu lietotne un ieviesti citi nozīmīgi jauninājumi. Tāpat tiks pilnveidots būvniecības ieceres iesniegšanas un saskaņošanas process, risku vadība uzraudzības procesa ietvaros, kā arī apziņošanas un informēšanas kārtība.

Pilnveidojumiem BIS attīstības 2.kārtā tiks izmantoti arī lietotāju aptaujas rezultāti – tas ļaus uzlabot pakalpojumu sniegšanas kvalitāti un BIS funkcionalitāti,  kā arī ieviest inovatīvus modernizācijas rīkus (piemēram, aplikācijas, sistēmas inteliģentos aģentus). Tādējādi tiks nodrošināta pēc iespējas vienkāršāka, intuitīvāka un saprotamāka pakalpojumu izpilde. Arī turpmāk pievērsīsim īpašu uzmanību lietotāju apmierinātībai ar sistēmas funkcionalitāti, aicināsim ziņot par nepilnībām un sniegsim atbalstu tās lietošanā, jo tikai tas ļaus sasniegt mūsu mērķi: kļūt par vismodernākās pilna cikla būvniecības dokumentācijas platformas uzturētājiem visā Eiropā!

 

Autors ir Būvniecības valsts kontroles biroja direktora pienākumu izpildītājs, Būvniecības informācijas sistēmas departamenta direktors