12,5% no mūsu darba laika nozog „laika zagļi”

Sociālie tīkli, e-pasti, laipni kolēģi un vēl

Strādājam no agra rīta līdz vēlam vakaram, bet vienalga nevaram visu pagūt. Darbam paredzētās stundas šķietami kaut kur izkūp un nepadarītie darbi sāk krāties – šādas situācijas gadījušās lielākai daļai no strādājošajiem. Tas nozīmē, ka uzdarbojušies „laika zagļi”. Tie darbojas pavisam nemanāmi, tāpēc ir būtiski prast tos atpazīt, lai varētu izskaust no savas ikdienas un strādāt daudz produktīvāk.

Katru dienu sastopamies ar stresa izjūtu, kad mūsu ieplānotajās aktivitātēs ielaužas daudzas citas neplānotas lietas vai sīkie darbiņi. Šie „laika zagļi” nozog dažas minūtes šeit un dažas citur, kopumā nedēļas laikā nozogot pat vairākas stundas. Kas tad ir lielākie laika zagļi?

Sociālie tīkli – laika zaglis Nr.1

Statistikas dati liecina, ka aptuveni 64% darbinieku izmanto ar darba jautājumiem nesaistītus sociālos tīklus darba laikā. Populārāko laika zagļu vidū pirmo vietu ieņem Facebook, tomēr šogad to ir apsteidzis Google. Pētījumi liecina (www.salary.com), ka 37% darbinieku par vislielāko laika zagli uzskata ziņu lasīšanu interneta vietnēs, 14% – sociālo mediju lietošanu, interneta veikalos darba laikā iepērkas aptuveni 12% darbinieku un tikai 20% norāda, ka darba laikā neizmanto ar darba jautājumiem nesaistītas interneta vietnes. Interesants ir fakts, ka vīrieši tērē vairāk laika interneta vietnēs (73%) salīdzinājumā ar sievietēm (66%).

Ikdienā mēs nevaram izvairīties no dažādu sociālo tīklu lietošanas, tāpēc daži darba devēji tā vietā, lai cīnītos ar darbinieka paradumu pastāvīgi būt Facebook vai Twitter vietnēs, izmanto šo atkarību no sociālajiem tīkliem un dod papildus uzdevumus popularizēt darbinieka darbu, produktus vai piedāvājumus. Lai cīnītos ar šo laika zagli, ieteicams sociālajiem tīkliem ieplānot konkrētu laiku savā dienas plānā – daudz optimālāk būs pārskatīt visas sociālās vietnes vienā laikā, veltot tam, piemēram, 30 minūtes no savas dienas, nevis visas dienas garumā ik pa laikam ielūkoties šajās vietnēs.

E-pasti arī ir laika zaglis, pat darba e-pasti

Jūs esat ieplānojis darbus nākamajai dienai, arī rīta cēlienam, bet, atnākot uz darbu, konstatējat, ka elektroniskā pastkastīte ir pilna ar ziņām, uz kurām, gribēdams to labāko, uzreiz sākat arī atbildēt. Tā nemanot paskrien rīta darbiem paredzētais laiks, un visi dienas darbi iekavējas. Kā ar to cīnīties?

Ieviesiet noteiktas e-pastu lasīšanas stundas! Lai e-pasta sūtītājs zinātu, ka jūs noteikti lasīsiet viņa atsūtīto ziņu, ieviesiet automātisko atbildi, kurā pateicaties par ziņu un informējat, kurā laikā to izlasīsiet un atbildēsiet. Viens no pasaules ievērojamākajiem biznesa treneriem Braiens Treisijs (Brian Tracy) ikdienā internetam un e-pastu lasīšanai iesaka pievērsties no plkst. 11, pirms tam veicot iepriekšējā dienā saplānotos uzdevumus. E-pastu laika optimizēšana var ietaupīt līdz pat 28% jūsu darba dienas laika.

Laika zaglis var būt arī laipnais kolēģis

Mēdz būt tādi cilvēki, kuriem nav savu plānu, nekas interesants dzīvē nenotiek, un šķiet, ka viņiem ir pat tāds dzīves uzdevums – tērēt citu cilvēku laiku. Tāds cilvēks var būt ikvienā kolektīvā, un šis laipnais kolēģis, nevēlēdamies neko sliktu, aicinās iedzert tasīti kafijas pēc pusdienām, pasist klaču vai uzvilkt kādu dūmu. Sākotnēji var šķist, ka tas aizņems vien dažas minūtes, bet sarēķiniet visas kafijas tasītes vai cigaretes nedēļas garumā.

Lielu lomu mūsu ikdienas laika patērēšanā nosaka dažādas ar nenoteiktu mērķi organizētas sapulces, neskaidrība par sasniedzamo mērķi, lēmumu nepieņemšana, nemācēšana pateikt “nē” dažādiem labvēļu piedāvājumiem vai aicinājumiem uz pasākumiem, komunikāciju prasmes trūkums u.c.

Kā cīnīties ar laika zagļiem?

Lai saprastu, kur pazūd laiks vai kāpēc atkal nepietika laika kādam ieplānotam darbam, izveidojiet paradumu pierakstīt darbības, ko darāt visas dienas garumā. Lai likvidētu laika zagļus un palielinātu savu efektivitāti, vispirms ir jāapzina savas ikdienas darbības. Izmantojiet arī t.s. Eizenhauera matricu, sadalot visus ikdienas darbus četrās kategorijās: svarīgie un steidzamie, kuru paveikšanai jāķeras klāt pirmām kārtām, svarīgie, bet nesteidzamie; steidzamie, bet nesvarīgi, kurus, iespējams, var deleģēt kādam citam, kā arī nesvarīgie un nesteidzami, kuri patiesībā ir arī lielākie laika zagļi.

Ja jūs vai jūsu darbinieki katru dienu zaudē kaut vai vienu stundu no darba dienas, tad gadā kopējais pazaudētais laiks sastāda teju 230 stundas! Tāpēc ir vērts padomāt par iespējām optimizēt savu darba dienu un izmantot lietderīgāk šo vienu stundu. Pievērsiet uzmanību tam, kā jūs izmantojat katru darba dienas minūti un atrodiet sfēras vai darbības, kuras varat apvienot lielākā blokā, kuras darbības būtu veiksmīgāk veikt citos laikos, kādus darbus varat deleģēt saviem darbiniekiem vai citām pakalpojumu kompānijām.

Dienasgrāmata/plānotājs ir labākais palīgs

Lai optimizētu savu dienu, noteiksi jāievieš dienasgrāmata, kurā laiki sadalīti pusstundās, der gan elektroniskie, gan papīra formāta dienas kārtības palīgi. Interneta vidē iespējams iegādāties dažādas laika uzskaites programmas ar iespējām analizēt savas dienas darbības.

Lai sekotu savām ieplānotajām dienas aktivitātēm un sasniegtu mērķus, turiet ikdienā savu dienas plānu sev pieejamā vietā un, ja gadījumā dienas kārtībā ieviešas neparedzētas izmaiņas, jums ir iespēja efektīvi un ātri veikt izmaiņas, vai arī atzīmēt konkrētu laiku, kad pievērsīsieties šim darbam.

Konstruktīvi organizējiet savas tikšanās un sapulces, sarakstot izskatāmo jautājumu plānu. Atslēdziet skaņu tikšanās laikā telefonam un nelasiet e-pastus. Veltiet tikšanās laiku tikai šim konkrētajam jautājumam. Arī jūsu sarunu biedrs būs pateicīgs, ka veltāt uzmanību tikai viņam, tādejādi augs jūsu reputācija kā labi organizētam un mērķtiecīgam cilvēkam.

Autore ir SIA “Dr. Barloti” biznesa vadības, līderības pasniedzēja un trenere